Archiwizacja dokumentów w firmie - jak to robić profesjonalnie i zgodnie z prawem

W każdym przedsiębiorstwie znajdują się ogromne stosy dokumentacji bez względu na to, czy placówka ma charakter prywatny, czy też publiczny. Prowadzenie działalności wiążę się z koniecznością nie tylko przechowywania, ale także archiwizacji nierzadko ogromnych stosów dokumentów. Nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa może wiązać się z poważnymi sankcjami prawnymi, a także karą grzywny. Kiedy konieczna jest archiwizacja dokumentów i w jaki sposób należy wykonać ją poprawnie?

Archiwizacja dokumentów w firmie - jak to robić profesjonalnie i zgodnie z prawem
Archiwizacja dokumentów w firmie - jak to robić profesjonalnie i zgodnie z prawem



Na czym polega archiwizacja?

Archiwizacja dokumentów polega na klasyfikowaniu dokumentów przedsiębiorstwa, a także na zabezpieczeniu ich i dalszym przechowywaniu zgodnie z określonym czasem w ustawie. Archiwizacja dokumentacji ma na celu umożliwienie Urzędowi Skarbowemu wglądu w poszczególne akta w celu sprawdzenia ich poprawności. Klasyfikacja dokumentów odbywa się poprzez dokonanie oznaczeń literowych poszczególnych dokumentów. W chwili, gdy minie okres przechowywania dokumentacji, może ona zostać zniszczona.

Prawidłowa organizacja archiwizacji dokumentów w firmie

Na początku konieczne jest zakwalifikowanie dokumentów do poszczególnych kategorii. Po ich uszeregowaniu powinno nastąpić odpowiednia klasyfikacja, zapakowanie i zabezpieczenie dokumentów w celu dalszego ich przechowywania przez określoną długość czasu zgodnego z panującymi aktualnie przepisami prawnymi. O sposobie przechowywania dokumentów informują nas poszczególne kategorie, do których zaklasyfikowane zostały poszczególne akta.

Podział dokumentacji

Zasadniczo dokumentację dzieli się na dwie główne grupy. Materiały archiwalne podzielić można na grupę ,,A'' oraz grupę ,,B''. W przypadku dokumentów z oznaczeniem ,A'' do czynienia mamy z koniecznością wieczystego przechowywania dokumentacji ze względu na ich wartość historyczną. Pod żadnym pozorem nie należy niszczyć tych dokumentów. Kategoria akt z oznaczeniem ,,B'' dzieli się na dodatkowe podkategorie, pośród których wymienić można kategorię:

  • Bc - (dokumenty, które po wykorzystaniu mogą zostać zniszczone, należy jednak pamiętać, aby proces ten zlecić profesjonalnej firmie, jak na przykład Rhenus),
  •  B + cyfra arabska - (dokumenty, które po upływie określonego czasu można zniszczyć. Cyfra to liczba lat, przez którą należy przechowywać dokumenty),
  • BE + cyfra arabska - (dokumenty, które po upływie określonego cyfrą arabską czasu muszą zostać poddane profesjonalnej ekspertyzie. Pracownicy profesjonalnej firmy stwierdzają, czy dokumenty można zniszczyć, czy też należy je dalej archiwizować).

Najczęściej kategoria A w przypadku przedsiębiorstw w ogólnie nie istnieje, dlatego właściciele firm powinni zwrócić szczególną uwagę na kategorię i podkategorie B.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty w firmie?

Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze jak poważne konsekwencje prawne może mieć nieprawidłowa archiwizacja poszczególnych dokumentów. Bałagan w papierach, a także przechowywanie latami zbędnych dokumentów, których okres przechowywania dawno minął, mija się z celem i prowadzi do bałaganu w firmie. Dzięki skorzystaniu z usług profesjonalnej firmy, takiej jak Rhenus Data Office Polska można zyskać pewność, iż wszelka dokumentacja zostanie oznaczona w prawidłowy sposób, sprawdzona pod względem poprawności, a także archiwizowana w odpowiednich pudłach archiwizacyjnych przez czas określony w przepisach prawnych. Po upływie czasu firma dokona profesjonalnego procesu niszczenia dokumentacji w taki sposób, aby nie mogły zostać one w żaden sposób ponownie wykorzystane, czy odtworzone. Wszelkie działania odbywają się zgodnie z firmowymi instrukcjami kancelaryjnymi, a także aktualnymi przepisami prawa. Pośród dokumentów, które należy archiwizować, wyróżniamy dokumenty takie jak:

  • Archiwalna dokumentacja kategorii A,
  • Niearchiwalna dokumentacja kategorii B i jej podgrup,
  • Akta osobiste (dokumenty kadrowe),
  • Dokumentacja techniczna.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów zgodna z prawem

Co można zyskać, dzięki profesjonalnej archiwizacji dokumentów wykonanej przez profesjonalną firmę? Zyskać można przede wszystkim przejrzystość, najwyższy stopień bezpieczeństwa dokumentów, a także poprawę jakości obsługi. Dzięki skorzystaniu z pomocy fachowców uniknąć można ryzyka kar i grzywny, jaka nakładana jest na przedsiębiorców za nieprawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji. Często kwota ta jest bardzo wysoka, dlatego oddanie tego zadania w ręce specjalistów okazuje się prawdziwą inwestycją w rozwój firmy. Na uwadze warto mieć to, że poszczególne dokumenty mają zróżnicowane czasy przechowywania. Przykładowo okres przechowywania dokumentacji księgowej wynosi 5 lat (dokumentacja sporządzona przed 2012 rokiem musi być przechowywana 10 lat). Inny okres przechowywania dotyczy dokumentacji pracowniczej, technicznej i innych rodzajów dokumentów. Bez względu na ich rodzaj, profesjonalna firma zajmie się wszelkimi procedurami przechowania, archiwizacji i niszczenia zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi. Przedsiębiorca nie musi więc martwić się kwestiami tego typu.